Obtenir la certification Qualiopi est devenu un enjeu majeur pour les organismes de formation souhaitant garantir la qualité de leurs prestations et accéder aux financements publics. Cependant, la préparation à l’audit peut s’avérer complexe sans une méthodologie claire. Cet article vous propose un guide détaillé pour anticiper et réussir votre audit Qualiopi du premier coup.

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Comprendre l’importance de la certification Qualiopi

La certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Elle vise à assurer un niveau de qualité homogène dans la formation professionnelle en se basant sur un référentiel précis.

Pourquoi est-elle essentielle ?

• Permet d’accéder aux financements de l’État et des OPCO.
• Renforce la crédibilité et la confiance auprès des apprenants et partenaires.
• Encourage une démarche d’amélioration continue.

Qui est concerné ?

• Les organismes de formation (OF).
• Les CFA (Centres de Formation d’Apprentis).
• Les formateurs indépendants souhaitant obtenir des financements publics.

Les étapes clés de la préparation à l’audit Qualiopi

1. Connaître et comprendre le référentiel national qualité (RNQ)

Le référentiel Qualiopi repose sur 7 critères et 32 indicateurs. Il est essentiel de bien les comprendre pour répondre aux exigences de l’auditeur.

Exemple : L’un des critères majeurs concerne l’adaptation des formations aux besoins des bénéficiaires. Un organisme de formation doit être en mesure de prouver qu’il réalise une analyse des attentes et qu’il adapte son offre en conséquence.

2. Effectuer un diagnostic interne

Avant l’audit, il est recommandé d’effectuer un auto-diagnostic afin d’identifier les éventuels écarts entre vos pratiques actuelles et les exigences du référentiel.

Bonnes pratiques :

• Réaliser un audit interne avec un consultant externe.
• Organiser une revue documentaire pour vérifier la conformité des documents (programmes de formation, évaluations, procédures, etc.).
• Simuler un entretien avec un auditeur pour identifier les points faibles.

3. Constituer un dossier documentaire solide

L’auditeur Qualiopi examinera vos documents pour s’assurer que vous respectez bien les exigences du référentiel.

Documents à préparer :

• Preuves de la démarche d’amélioration continue (tableaux de suivi, comptes-rendus de réunion, plans d’action correctifs).
• Modèles de contrats, programmes de formation, fiches d’évaluation.
• Traces des échanges avec les apprenants et les parties prenantes (enquêtes de satisfaction, emails de suivi).

4. Sensibiliser et former votre équipe

L’audit ne repose pas uniquement sur des documents. L’auditeur peut interroger les membres de votre équipe pour vérifier leur connaissance du référentiel et des processus internes.

Exemple : Assurez-vous que votre équipe est en mesure de répondre aux questions sur la gestion des évaluations, l’adaptation des formations et le suivi des apprenants.

Le déroulement de l’audit Qualiopi

1. Avant l’audit : la préparation finale

Quelques jours avant l’audit, assurez-vous que tout est en ordre :

• Organiser une réunion de préparation avec votre équipe.
• Vérifier que tous les documents sont accessibles et classés.
• Répéter les questions courantes posées par les auditeurs.

2. Pendant l’audit : les attentes de l’auditeur

L’auditeur va :

• Examiner vos documents et preuves.
• Vérifier la mise en application des procédures.
• Poser des questions à l’équipe.

Bonnes pratiques :

• Restez calme et répondez aux questions de manière claire et concise.
• Montrez votre engagement dans l’amélioration continue.
• Ne cachez pas vos points faibles, mais montrez comment vous travaillez à les corriger.

3. Après l’audit : les suites possibles

À l’issue de l’audit, trois cas de figure sont possibles :

• Certification obtenue sans réserve : Vous êtes conforme.
• Certification obtenue avec des non-conformités mineures : Vous devrez apporter des actions correctives dans un délai imparti.
• Certification refusée (non-conformités majeures) : Vous devrez corriger les problèmes avant de pouvoir représenter votre dossier.

Conclusion

La préparation à l’audit Qualiopi est une étape incontournable pour les organismes de formation souhaitant garantir la qualité de leurs prestations. En adoptant une approche méthodique, en réalisant un diagnostic interne et en formant votre équipe, vous maximisez vos chances de réussite dès le premier passage. Une certification obtenue vous ouvrira les portes du financement public et renforcera votre crédibilité sur le marché de la formation professionnelle.

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Introduction

La V9 du guide de lecture Qualiopi, publiée le 8 janvier 2024, vise à clarifier les exigences relatives à la sous-traitance, en réponse au décret du 28 décembre 2023 encadrant cette pratique dans le cadre du CPF. Cette mise à jour est essentielle pour les organismes de formation souhaitant maintenir ou obtenir leur certification Qualiopi.

Sommaire

1. Contexte de la mise à jour V9
2. Principales modifications apportées par la V9
3. Implications pour les organismes de formation
4. Étapes pour se conformer à la V9
5. Ressources et accompagnement disponibles

1. Contexte de la mise à jour V9

La sous-traitance dans le cadre du CPF a suscité de nombreuses interrogations quant à la qualité et à la transparence des formations proposées. Le décret du 28 décembre 2023 a été promulgué pour encadrer strictement cette pratique, exigeant que tout organisme ou individu réalisant une action éligible au CPF soit certifié Qualiopi à partir du 1er avril 2024. En réponse, la V9 du guide de lecture Qualiopi a été élaborée pour intégrer ces nouvelles dispositions réglementaires. 

digiformag.com

2. Principales modifications apportées par la V9

La V9 introduit plusieurs ajustements, principalement axés sur la sous-traitance :

• Clarification de la notion de sous-traitance : Le guide précise désormais que les exigences en matière de sous-traitance s’appliquent à toutes les prestations, qu’elles soient financées par le CPF ou par d’autres sources. certifopac.fr
• Obligation de certification pour les sous-traitants : À compter du 1er avril 2024, tout sous-traitant réalisant des actions de formation éligibles au CPF doit être certifié Qualiopi. digi-certif.com
• Mise à jour des modalités d’audit : Les organismes certificateurs doivent désormais adapter leurs audits pour inclure une évaluation spécifique des pratiques de sous-traitance des organismes de formation. digiformag.com

3. Implications pour les organismes de formation

Ces modifications imposent aux organismes de formation de :

• Réévaluer leurs partenariats : S’assurer que tous les sous-traitants sont ou seront certifiés Qualiopi avant le 1er avril 2024.
• Adapter leurs processus internes : Mettre en place des procédures garantissant la conformité aux nouvelles exigences, notamment en matière de sélection et de suivi des sous-traitants.
• Préparer les audits : Anticiper les audits en intégrant les nouvelles modalités et en fournissant les preuves nécessaires concernant la gestion de la sous-traitance.

4. Étapes pour se conformer à la V9

Pour se conformer à la V9, les organismes de formation doivent :

1. Informer et former les équipes : Sensibiliser le personnel aux nouvelles exigences et proposer des formations adaptées.
2. Mettre à jour les documents internes : Réviser les manuels qualité, les procédures et les contrats de sous-traitance pour refléter les nouvelles obligations.
3. Sélectionner des sous-traitants certifiés : Établir des critères de sélection rigoureux et vérifier la certification Qualiopi des partenaires.
4. Planifier les audits : Contacter les organismes certificateurs pour organiser les audits selon les nouvelles modalités.

5. Ressources et accompagnement disponibles

Plusieurs ressources sont à la disposition des organismes de formation pour les aider dans cette transition :

• Webinaires et formations : Des sessions en ligne proposent des décryptages complets du nouveau guide de lecture Qualiopi. digiformag.com
• Guides annotés : Des documents détaillés offrent une analyse approfondie des modifications apportées par la V9. certifopac.fr
• Consultants spécialisés : Des experts peuvent accompagner les organismes dans la mise en conformité avec les nouvelles exigences.

En conclusion, la version 9 du guide de lecture Qualiopi marque une étape importante dans l’encadrement de la sous-traitance des formations éligibles au CPF. Les organismes de formation doivent rapidement s’adapter à ces nouvelles exigences pour maintenir leur certification et garantir la qualité de leurs prestations.

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En voici un résumé :

Objectifs

L’objectif de l’encadrement de la sous-traitance dans le cadre du CPF est de lutter contre les abus et d’assurer la qualité des prestations financées par le Compte Personnel de Formation (CPF).

Principales nouveautés

Les principales nouveautés du projet de décret sur l’encadrement de la sous-traitance dans le cadre du CPF sont les suivantes :

• Clarification du contrat de sous-traitance: le contrat de sous-traitance devra être clair et précis et comporter des éléments clés tels que l’intitulé de la prestation, son objectif global, les moyens utilisés, la durée et période de réalisation, les modalités de suivi, de justification, d’évaluation et de sanction de la prestation, le prix et les modalités de paiement.
• Plafond de sous-traitance: le donneur d’ordre devra respecter un plafond de missions confiées à la sous-traitance, exprimé en % de CA réalisé sur Mon compte formation (MCF).
• Respect des obligations du sous-traitant: le donneur d’ordre devra s’assurer que le sous-traitant remplit bien les obligations mentionnées à l’article L 6323-9-1 du Code du travail, notamment l’existence d’un numéro de déclaration d’activité, la possession de la certification Qualiopi (dans les cas qui l’exigent) ou encore le non-déréférencement de son sous-traitant sur MCF.
• Obligation de certification Qualiopi pour le sous-traitant: dans la plupart des cas, le sous-traitant devra être certifié Qualiopi. Cependant, plusieurs exceptions sont prévues, notamment pour les personnes physiques affiliées à un régime micro-social et ne dépassant pas un chiffre d’affaires annuel de 77 700€ ou pour les sous-traitants n’intervenant que sur une partie de la formation.
• Interdiction de la sous-traitance en cascade: le sous-traitant ne peut pas à son tour sous-traiter l’action qui lui a été confiée.
• Interdiction de sous-traitance en cas de déréférencement: un prestataire ne peut pas être sous-traitant dans le cadre d’une prestation financée par le CPF s’il est déréférencé de MCF.

Entrée en vigueur

Les dispositions du décret seront applicables dès sa promulgation. En revanche, ce qui relève de la sous-traitance ne devrait être exigible qu’à partir du 1er janvier 2024.

Impacts

L’encadrement de la sous-traitance dans le cadre du CPF devrait avoir plusieurs impacts, notamment :

• Une meilleure transparence et une meilleure traçabilité des prestations financées par le CPF: les contrats de sous-traitance devront être clairs et précis, et les donneurs d’ordre devront s’assurer que les sous-traitants remplissent bien leurs obligations.
• Une meilleure qualité des prestations financées par le CPF: l’obligation de certification Qualiopi pour le sous-traitant devrait contribuer à améliorer la qualité des prestations.
• Une lutte plus efficace contre les abus: l’interdiction de la sous-traitance en cascade et l’interdiction de sous-traitance en cas de déréférencement devraient contribuer à lutter contre les abus.

Conclusion

L’encadrement de la sous-traitance dans le cadre du CPF est une mesure importante qui vise à améliorer la qualité des prestations financées par le CPF et à lutter contre les abus. Nous sommes fier d’avoir, depuis le début, mis tout en oeuvre pour respecté tous les points évoqué par le législateur.

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Lire l’article complète de Claire Maugin : https://www.centre-inffo.fr/site-droit-formation/actualites-droit/influenceurs-la-loi-encadre-la-promotion-dactions-de-formation

L’annonceur, son mandataire le cas échéant, et l’influenceur et, le cas échéant, son agent, sont solidairement responsables des dommages causés aux tiers dans l’exécution du contrat d’influence commerciale qui les lie (Loi, art. 8, I et III).

Loi n° 2023-451 du 9 juin 2023 visant à encadrer l’influence commerciale et à lutter contre les dérives des influenceurs sur les réseaux sociaux

L’article Influenceurs : la loi encadre la promotion d’actions de formation est apparu en premier sur Azertaf formation.

Lire l’article en entier sur cap-metiers.pro :

https://www.cap-metiers.pro/Actualites_RSS/56283/Modifications-pour-audit-certification-qualite-des-prestataires-formation.aspx

Voir la fiche technique sur cap-metiers.pro :

https://www.cap-metiers.pro/Fiches-techniques/Prestataires-de-formation/911/Qualite-des-actions-certification-Qualiopi-des-prestataires-2021/

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